海運整箱出口操作流程

（僅供Goodhope Freight公司内部員工操作培訓使用）

1．接單，根據公司提供的發貨人與收貨人，首先發郵件併打電話聯絡發貨人或者工廠介紹自己公司或者下單客戶，訂單情况與發貨人核對這票貨是否與公司給的訊息相符；

其次讓發貨人提供BOOKING，或者發BOOKING格式給他們填寫加章後發回給我們，BOOKING的内容要求有完整的：發貨人/ 收貨人的公司名，地址，電話，聯絡人；起運港，目的港，品名，重量，體積，裝貨地址與聯絡人，裝貨時間，運費，船期，船公司，集裝箱貨櫃類型，貨櫃的數量，

發貨人與收貨人的公司還應提供相應的營業护照號或者目的國相應的商業號碼。

再次確認出口報關我們負責還是他們自己，是需要我們買單還是發貨人能提供出口報關資料；

收到BOOKING要仔細檢査BOOKING的内容與此類產品是否能出運，如有敏感品，化工品等船公司不接受的產品應及時與商務、業務或者船公司溝通確認落實好再安排下一步的工作；

如果需要我們買單報關的貨物，應與報關行核對是否能够買單或者包櫃，如不能做到應及時與公司溝通反映情况。
以上工作準備好以後再準備接下來的工作。
2．訂艙，根據發貨人提供的BOOKING，更換公司的章或者按照船公司的BOOKING格式重新填寫新的訂艙單，把我們與船公司的合約價格更新上去，然後再發郵件給船公司或者網上時行訂艙。

訂艙應該根據發貨的的貨好時間來訂，應留給拖車報關、截ENS、截AMS、截提單補料、燻蒸消毒、等足够的時間，如果時間紧應與相應的環節負責人積極聯絡溝通再進行訂艙。

訂艙後應盯紧船公司，半天後還没有放下艙位應每隔一個小時催一次；

如遇到旺季艙位有問題，船公司遲遲放不下SO，應及時與公司反映情况，是否需要向多家公司進行再訂艙。

如遇到客戶不在意使用那個船公司，我們可以決定使用那個船公司，而市場艙位紧張的情况，根據實際情况向不同的船公司訂艙，最後根據實際運費與放艙的情况給客戶安排最優的性價比高的船公司。
3．安排拖車，安排拖車只需要給到拖車行SO與約好裝貨地址與聯絡人時間。在訂艙的時候應同時與拖車行聯絡好具體去哪裡拖車，拖車費用是多少。

如遇到紧急的時間跟車行確認是否需要走高速，產生的費用也應是公司或者客戶溝通谁來支付這個多出來費用；

需要二地或者多地裝的應確認好先裝那個地方再裝哪個地方的貨物；

尽量避免壓夜，車到瞭貨還没有準備好，一定要與發貨人確認清楚詳細的裝貨時間；

如果客戶需要選櫃要安排拖車前就要跟車行交待清楚，併把相應的費用告訴客戶；

如果貨物需要燻蒸消毒處理或者做其它檢驗要提前告知車行與相應的公司；
過磅，每個櫃子都要求過磅.
4．燻蒸消毒、非洲PVOC、CIQ、ILAC、COC、COI等裝船前工作，一般這些工作是在裝還貨物，貨櫃還到碼頭之前要做完，按照公司指定合作的公司進行燻蒸消毒、非洲PVOC、CIQ、ILAC、COC、COI訂艙，併約定好檢驗操作的時間，告訴車行同時告訴司機什麼時候要運處理這事。
5．報關，報關是出口中最關鍵的一個環節。工廠提供報關資料的按照報關行的要求給到資料一般問題不大；如果是買單出口報關或者是包櫃的，一定要求工廠給到詳細的：品名、件數，尺寸、規格、單件重量、總的重量，準確的HS CODE 海關编碼。

報關強調的是如實申報，同樣要跟提供訊息的人強調“如實申報”的重要性。

買單報關的櫃子一定要在安排訂艙之前把貨物的大概訊息給報關行確認是否能够買單或者出口包櫃，從哪個港口出運比較方便等問題。
6．對單，核對提單上的内容，提單上的所有最終的内容一般由發貨人提供，截止時間通常在SO上麵有標明截CI時間，提前二小時提供以便船公司或者代理有足够的時間去處理資料。
- 發貨人與收貨人詳細：公司名稱、地址、電話、聯絡人、營業护照號（每個細節都需要完整，真實有效的）
- 通知人：一般為“same as consignee”但有些指定貨物的收貨人需要指定清關的代理，這裡要填寫他們的詳細訊息。
- 起運港與目的港按照訂艙與SO的一致，特彆注意目的港有些港口的名字是一樣的如美國的Auckland與新西蘭Auckland都是一樣的。千萬不能把目的港填錯，如果有必要的話跟業務或者客戶進行再確認。
- 船名航次是船公司默認的，通常不用太關心，如果船公司因為其原因換船名與航次我們也是決定不瞭，要跟客戶做好解釋，以免影響客戶需要使用這個來做信用證之類的。
- 品名，有時候船公司要求品名要與艙是一致，有時候品名關係到目的港的清關，大類名，是否需要相應的HS CODE等要需要根據各方的要求來提交，
- 提單號碼/封條與櫃號要提交準確，如果一個SO提單號碼有相應的多個櫃子則都需要提供；
- 體積與重量，船公司會要排你提供的數據顯示在提單上，他們併不會根據他們的系統來顯示。
- 付款方式，到付還是預付，如果是使用國外代理的合約號訂艙的，運費默認是到付的，由目的港支付；如果是國内向船公司谈的運費則需要填寫預付。付款方式很重要，虽然大多數情况船公司的單證會提醒你，但有時候他們也會忘記，如果是預會寫成瞭到付，那麼你要從中國付款給船公司目的港的分公司，或者由收貨人直接支付給船公司，這樣就會讓客戶知道成本，這票貨也没有瞭利润。
- 出單方式：正本提單/電放提單/CWB；中南美/中東/非洲/俄羅斯一些國家一定要求出正本提單才能清關與提貨，大多數國家是支持電放，CWB做的多的國家為近洋線的只需要幾天就到的國家，CWB這個方式風險比較大，做這個條款的一定要跟賣家與買家二都郵件或者提供相應的正本保函確認好才能做。出單方式最安全的是正本提單與電放提單，這二個都得經過我們同意才會放貨。出提單的方式還會影響到寄提單到國外客戶的快遞費用或者電費用認谁來支持的問題，還有一方麵就是時間問題。很多時候客戶付款比較慢或者我們付給船公司也比較慢，而櫃子又快到港瞭如果没有及時放貨會產生額外的倉租與櫃租等問題，或者影響到客戶交貨時間。
- 申報AMS ISF，美國線的海運整箱需要在開船前72小時向美國海關申請貨物AMS與ISF資料，AMS可以由中國這邊船公司申報，但ISF具體要與目的地的收貨人確認是否由他們的美國代理申報還是由我們來代申報，如果是由我們公司來申報，還需要與客戶確認是否有”IMPORT BOND”，如果没有是否需要要委託我們購買。購買一次性BOND收費是USD100,代申報ISF的費用是USD75一次，這二個費用如果公司報價時没有報給客戶，這裡也要跟客戶確認好費用。如果由我們代申報ISF的，船公司或者代理會提供二份資料給收貨人籤字授權，這樣才能進行申報。
7．準備其它文件，準備燻蒸消毒證書，產地證CO， FF，裝箱單/發票。櫃子上船瞭提單核對完，準備其它文件給目的港客戶清關用這時的時間就比較寬鬆，可以要根據客戶的要求多溝通來滿足他們。虽然準備這些文件的時間充足，但是也要及時準備全麵寄給客戶。
8．賬單，核對船公司或者代理給到的對賬單是否與BOOKING下單時的金額一致，如果不一致應該確認好為什麼產生有這些費用，費用多少是否合理併且告訴客戶。做賬單給客戶要有詳細的貨物訊息，單號/客戶的名稱/收費項目/開船時間/做賬單時間/經手人/公司的银行賬號。

FOB指定貨物的海運賬單應分開中文賬單與英文賬單，中文的把本地費用與HANDING CHARGES做好給發貨人，英文的要使用英文的格式做轉併加上公司的業務章轉換成PDF格式發郵件給國外的代理或者收貨人。

做好賬單後要及時發郵件給客戶，客戶是在國内的跟他們確認好是否需要開發票，如果要開發票，我們只能够提供“增值稅普通發票”不加收客戶的費用。開發票要求按照開發標的格式來，如果不懂可以跟公司財務溝通，開好後記得要加上發票章。發票寄給客戶一定要求使用順豐快遞寄給客戶，運費由公司支付，千萬不能使用其它快遞。寄快遞的費用記錄在這票貨的成本裡麵，快遞號碼也要登記在這票單裡，以便日後可以査詢。

當發賬單給客戶時要提醒客戶貨櫃預計到港時間，催他們在到港之前及時付清運費給我們，以免影響寄提單放貨等工作，目的港產生額外的費用。

寄發票前一定要扫描留底一份在文件夹裡。

當收到船公司或者代理的賬單確認無誤後及時要求他們開“增值稅普通發票”寄給我們，美金與人民幣要分開來開。代理發票一般寄快遞過來是到付，這個費用也要登記在這票貨裡麵作為成本。
9．放貨，海運放貨原則上一定要收回海運費才放貨，有些客戶後麵還有櫃子的可以向業務或者公司確認是否先付款給船公司，把貨放瞭。

如果公司同意放貨還再需要發貨人提供“放貨保函”或者發郵件確認通知我們放貨才能放，不然公司會因此承擔很大的責任。

申請放貨有時候時間也是很紧紧迫，要在櫃子到目的港之前一週内申請是比較保險的。放貨時寄保函或者正本提單的快遞也要使用順豐，併把正本提單扫描留底。

總之國際海運整箱操作流程大概是這些步驟，具體每種產品，每個出運港口 / 每個船公司的規定有所不一樣，但相差不會是很大。每個步驟都需要認真細心地去安排，與客戶船之間及時進行溝通。