操作注意事項

指定貨操作細節

指定貨操作聯絡工廠一定要發郵件與打電話給工廠，讓工廠提供：BOOKING / PACKING LIST / COMMERCIAL INVOICE / 營業執照 / 貨好時間 / 運輸條款 FOB 還是exw / 。如果工廠提供不瞭準確的裝箱單，那麼要先要個大概的體積與重量，品名，這三個是非常重要的。因為FOB與客戶溝通的是英文，很有可能翻譯不準確，不能確認到產品是否可以運輸或者需要加收額外的費用等等問題。

指定貨操作，如果工廠是FOB價格的話要收工廠本地費用，如果是EXW而業務已經跟客戶確認好的就無需要再確認，如果業務還没有跟客戶確認過的操作要發郵件告訴客戶相應的工廠是EXW，相應的提貨費用，報關費用，買單費用，文件費，碼頭費用.....之類的如果業務没有報價要順便告知一下客戶。

指定貨物操作，聯絡工廠後貨物情况要及時郵件更新給客戶，貨好瞭，貨還没有好，工廠為什麼不能發貨.......等等問題

指定貨操作如果發貨工廠有好幾家，要集中一起運的時候，不能隨意讓工廠知道客戶有好多家工廠的貨一起運，特彆是不能為瞭自己方便或者省事/省費用之類讓其中一家工廠的貨發到另外一家工廠的倉庫一起去裝。如果要這樣操作，一定要發郵件徵求客戶的同意下才能這樣去操作。很多時候客戶願意讓工廠知道自己也從另外一家工廠採購東西。

當工廠貨物都發出來瞭，到瞭倉庫，報關放行完瞭要及時更新貨物情况給客戶，開船或者飛機起飛後要及時發郵件告訴客戶，更新官網的軌跡給客戶，不要第三方平臺査詢更新給客戶，這點也是很重要的！

當使用國内或者國外代理服務：如倉庫，派送 / 清關等服務時。尽量要讓客戶觉得這是我們公司的或者是我們公司合作的。國内海關監管倉庫可以直接說是國家的或者是機場的，航空公司的，國外倉庫可以說是我們合作的代理。

入倉單一定要換成自己公司抬頭，這個很關鍵。

整個流程操作核心的是讓客戶觉得多數都是我們公司自己的渠道，不要有代理的訊息或者第三方的訊息。讓客戶觉得省心省費用。

更新時間：2023-07-04

1.認真按照渠道的要求，提前告知客戶各項細節，做到對渠道的熟練掌握，减少出錯與操作環節，提高工作效率；
2.報關資料一定要詳細準確提供，一定不能隨便包櫃；
3.BOOKING一定要叫發貨人發郵件提供；
4.目的地一定要跟客戶二次確認；
5.國際快遞發票尽量要客戶來做，不要替做,如果客戶不會做或者客戶要求幫他準備商業發票，做好後一定要發給客戶確認瞭再發貨，以免由於目的地海關檢驗退貨責任由我們負責。
6.國際快遞發貨後不能幫客戶修改送貨地址（轉運費用會按照快遞公司的原價，天價）；
7.不能在没有客戶同意情况下修改客戶的包裝！如果換瞭貨物損壞得自己賠償；
8.時刻記住自己是代理，不能讓上家知道下家的聯絡方式，也不能讓客戶知道上家的聯絡方式；
9.區分好客戶與供應商，二者不能混，應該給客戶的資料一定不能給供應商；
10.每票貨的代理賬單與客戶付款水單，其它相關資料如裝箱單，貨物圖片，代理的報價，修改渠道的聊天内容都要保存在相應的文件夹；
11.國際快遞交貨嚴格使用公司的”入倉號“；
12.公司辦公室與倉庫要注意卫生；
13.客戶溝通中一定不能很久才回，不能在跟客戶聊天又跑不見瞭，如果遇到暂時没法回答的一定要跟客戶說清楚你去確認，多久才能回他；
14.客戶付款水單要核對清楚自己公司的全稱，收款賬號，這二個一定要一個字都不能錯；
15.
細節：細節決定著操作的水平，代錶公司的專業程度，代錶公司與其它公司的區彆；快遞出口代理的時間把握，如週4下單客戶需要5天内到，週四晚上工廠就生產完貨物，但工廠通知明天週五早上十點上班才能過來提貨，為什麼呢？因為正常來講他會想著你們晚上不上班，不可能來提貨，早上一般9點上班要開會什麼的，十點比較合適。按照這樣的時間操作週五交貨，週六才能報關，報半完趕不上當天過香港的港車，要週天才到香港，週天香港卻不上班，只能等到週一下午才能交到FedEx 倉庫，這票貨物也就是週足足在我們交到FedEx之前四天時間才正常中轉。

假如跟週四上午跟工廠溝通後，工廠還是不能確認晚上能不能提貨，那麼下午五點左右或者快下班時再打電話（很重要的步驟）跟工廠溝通與確認預計什麼時候生產生，晚上能不能安排貨拉拉過去提貨。很大可能晚上是能提到貨的，只是他們負責業務的人可能比較早下班，不願意去交待與安排同事出貨。如果下班前再次跟他們的業務溝通，很有可能貨已經生產生，或者晚上比較早能生產好，她也有足够的時間安排交待自己倉庫的同事到時跟我們銜接提貨的事。晚上只需我們把司機資料給到倉庫負責人就能提到貨。

當晚交到貨明天一早就能報關，最遲也是週六早上能過香港交給FedEx倉庫，也就是這中間少瞭二天時間，這二天對於客戶總的時間來說很重要！

同事在做準備工作時候，還要交待工廠：1. 貼好入倉單號在每個箱子外麵；2. 打印好入倉纸給司機到時交給倉庫入倉時使用；3.準備好快遞要用的“Commercial Invoice”併幫檢査好是否有詳細的：品名，材質（二種材質要提供各個材質的百分比含量）、用途、海關编碼，荷蘭的收貨人是是公司還是個人，公司有没有歐盟的EORI號碼？如果發票有問題及時叫工廠與國外客戶確認，同事也可以直接發郵件給國外客戶要到所缺少的資料；4.跟工廠確認報關資料是否準確好，報關行的名稱與出口口岸是否登記準確。

唯有每一步都提前準備齊全，尽可能地溝通最能最終為客戶節省時間，為客戶提供他所支付所得到的應有的服務。如果也不跟工廠核實，盯紧貨物的生產時間、安排好提貨時間、出口資料等工作，等貨好瞭工廠來催你，報關有問題報關行來催你，發票有問題代理來催你、那麼這樣的服務跟大多數國際貨運代理公司的一樣，你向客戶收取的運費又不見得比人便宜，站在客戶的角度為什麼要選擇把貨物交給你？客戶可能觉得大家都一樣差的服務，谁的價格便宜我就找谁合作，這是很正常的心态！也是很合理的。慢慢地公司的客戶就會流失，没有粘性，

時間就是金錢，操心的細節就是體現一個國際貨運代理專不專業的程度。這只是FedEx交倉的一個例子的體現，關於每個國際快遞渠道DHL UPS TNT EMS、國際空運、國際海運、鐵路運輸這些裡麵不同的公司不同的代理都有著自己公司不同的操作流程、每個步驟的截止時間、每個文件所需要的具體内容要求與規則。

操作每個不同渠道的流程，具體各個環節的時間與文件内容。都需要去反思，總結。

操作中不能遇到不懂的解決不瞭的就管，每個事情都應該問問什麼原因引起的。日積月累就會讓自己學得更多，公司的客戶也會越來越依賴我們的服務。特彆是在出貨的旺季，單量多時間紧，做起來就有游刃有餘，不慌不忙！能够把每個客戶的單都跟好，處理交好。
16，論坚持基本的操作順序的重要性：BOOKING-跟客戶確認好目的地，相關文件才能安排發貨！
17，放貨一定要工廠的同意，授權！
18，給客戶賬單，賬單名要修改為相應的，空運就空運，快遞就寫快遞，海運就寫海運，賬單裡麵的收貨人要跟客戶確認，尽量跟付款人一致。
19，交接錶，不管操作還是業務下單，都必須詳細填好客戶的聯絡方式，注意事項，報價，代理收費，從哪裡到哪裡，運輸條款等詳細的資料。